Den richtigen Mitarbeiter zu finden und dann auch zu halten, ist in Zeiten des Fachkräftemangels für viele Unternehmen ein großes Problem. Facebook, LinkedIn, Jobbörsen und Empfehlungen durch Mitarbeiter: Eine Vielzahl von Quellen wird genutzt, um qualifizierte Mitarbeiter zu rekrutieren. Der Datenschutz macht jedoch einige Vorgaben, wie mit den Daten der Bewerber umzugehen ist.

Informieren ist Pflicht

Zunächst gilt eine Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO. Das heißt, der Bewerber muss über die Verarbeitung seiner Daten informiert werden – und zwar sobald die Daten verarbeitet werden. Das ist kein Problem, wenn die Stelle auf der eigenen Webseite oder in einem Jobportal ausgeschrieben ist. Hier lassen sich die Informationen bereits in die Ausschreibung verlinken.

Doch was ist bei Initiativbewerbungen? Hier müsste der Arbeitgeber informieren, sobald er die Bewerbung erhält. Denn selbst wenn er diese sofort löscht, ist bereits die Löschung eine Verarbeitung. Gerade bei großen Unternehmen, die sehr viele Initiativbewerbungen erhalten, kann das zu einem erheblichen Verwaltungsaufwand führen. Daher wird das in der Praxis so behandelt, dass die Informationen bei der ersten Antwort-Mail mitgeschickt werden, auch wenn es sich dabei um eine Absage handelt.

Vom Bewerber zum Mitarbeiter

Sollte der Bewerber die Stelle erhalten, dürfen die Daten aus der Bewerbung für den personalbogen übernommen werden. Das ist nicht so selbstverständlich wie es klingt. Strenggenommen handelt es sich dabei um eine Zweckänderung. Denn ist das Bewerbungsverfahren beendet, entfällt der Zweck der Verarbeitung. Hier greift jetzt aber §26 BDSG, nach dem Daten von Beschäftigten verarbeitet werden dürfen.

Aufbewahrungsfristen beachten

Daten von Bewerbern, die die Stelle nicht erhalten haben, müssen gelöscht werden. Denn der Zweck der Datenerhebung – die Bewerbung – ist ja entfallen. Ein abgelehnter Bewerber hat nach dem Arbeitnehmer-Gleichstellungsgesetzt (AGG) die Möglichkeit, gegen die Ablehnung zu klagen. Hierzu hat er zwei Monate nach der Ablehnung Zeit. Um auf solche Klagen reagieren zu können, dürfen die Bewerberdaten maximal sechs Monate gespeichert werden.

Ein Problem in der beruflichen Praxis sind Bewerber, die sich immer wieder auf Stellen bewerben und jedes Mal aufs Neue geprüft und abgelehnt werden. Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht hat dazu festgestellt, dass einige Daten, die zur Identifizierung des Bewerbers notwendig sind, auch über die Halbjahresfrist hinaus gespeichert werden dürfen. Dazu gehören Name, Adresse, Datum der Bewerbung, Position, Tatsache der Absage und Datum der Absage. Die übrigen Daten der Bewerbung müssen nach wie vor gelöscht werden.