Seja como consultor de proteção de dados, DPO interno ou DPOaaS, a escolha entre planilhas Excel ou um Software de Gerenciamento de Proteção de Dados (DPMS) é crucial. Este artigo explora as vantagens e desvantagens de ambas as opções, destacando como a ECOMPLY pode ser a ferramenta ideal e estratégica, proporcionando uma abordagem eficaz e integrada para a gestão de proteção de dados.

Metas

Como coordenador ou encarregado de proteção de dados, seu objetivo é construir uma organização eficaz. Isso inclui entender como os dados são tratados, estabelecer processos para eventos específicos e criar documentação para relatórios e prestação de contas.

Planilhas Excel

Comecemos pelas planilhas, que oferecem flexibilidade, sendo um ponto de partida acessível. Contudo, a falta de estrutura pode dificultar a navegação para novos membros da equipe. Duplicação de dados e risco de erros são desafios significativos.

Vantagens:

1. Flexibilidade: As planilhas Excel oferecem grande flexibilidade na criação e organização de dados. Os usuários podem personalizar fórmulas, formatação e layouts de acordo com suas necessidades específicas.

2. Acessibilidade: A ampla disponibilidade e familiaridade com o Microsoft Office Excel tornam-no acessível para a maioria dos usuários. Muitas organizações já têm o software instalado, facilitando a colaboração e permitindo que usuários com diferentes níveis de habilidade trabalhem com a ferramenta (com ressalvas). As fórmulas e funções são acessíveis, mesmo para aqueles sem conhecimento avançado em programação.

3. Custo: Em muitos casos, as planilhas Excel são uma opção de baixo custo, especialmente para pequenas empresas ou usuários individuais. Elas vêm incluídas no Microsoft Office, evitando despesas adicionais.

Desvantagens:

Embora o Excel seja amplamente utilizado e tenha várias vantagens, também apresenta algumas desvantagens que podem limitar sua eficácia em vários contextos:

1. Limitações em Grandes Conjuntos de Dados: O Excel pode enfrentar dificuldades no manuseio de grandes conjuntos de dados. Com a expansão do volume de informações, a performance do software pode diminuir, levando a atrasos e quedas significativas de eficiência.

2. Dificuldade na Colaboração em Tempo Real: A colaboração simultânea em uma planilha Excel por vários usuários pode ser desafiadora. A necessidade de salvar e compartilhar versões atualizadas pode resultar em perda de dados ou conflitos. Além disso, o controle de versão no Excel é limitado. Isso pode resultar em dificuldades para rastrear alterações e retroceder para versões anteriores, especialmente quando várias pessoas estão trabalhando na mesma planilha.

3. Segurança e Proteção de Dados: A segurança dos dados no Excel pode ser uma preocupação. Senhas podem ser facilmente contornadas, e a proteção de células específicas é menos robusta em comparação com sistemas mais avançados de gerenciamento de dados.

4. Falta de Automação Avançada: Embora o Excel ofereça recursos de automação, eles podem não ser tão avançados quanto os de ferramentas especializadas. Tarefas altamente complexas podem exigir programação e custo adicional para a organização.

5. Dependência de Habilidades Individuais: O uso eficaz do Excel muitas vezes depende das habilidades individuais do usuário. Uma compreensão limitada das fórmulas ou funções disponíveis pode resultar em subutilização da ferramenta.

6. Menor Centralização de Dados: A centralização de dados é mais difícil de ser mantida no Excel, especialmente quando várias planilhas estão envolvidas. Isso pode levar a erros e falta de consistência nos relatórios.

ECOMPLY (Software de gerenciamento de proteção de dados)

Agora, iremos direcionar nosso olhar para um DPMS, como a ECOMPLY, que integra todas as informações em um sistema abrangente. 

Ele oferece uma plataforma web, recursos de banco de dados; links lógicos; geradores de documentos; ferramentas sociais para notas; gerenciamento de tarefas e comentários; sistema de notificações; e mais, proporcionando uma solução completa.

Vantagens:

1. Integração Abrangente: Enquanto as planilhas Excel oferecem flexibilidade, o ECOMPLY proporciona uma integração abrangente. O software concentra todas as informações em uma única plataforma, permitindo uma visão holística e simplificada da gestão de proteção de dados.

2. Estrutura Organizada: Ao contrário da natureza solta das planilhas, a ECOMPLY oferece uma estrutura organizada. Cada funcionalidade é cuidadosamente interligada, proporcionando clareza na navegação e evitando duplicidade de dados, um desafio comum em planilhas.

3. Segurança e Conformidade: A segurança e conformidade são prioridades na ECOMPLY. Com recursos de banco de dados e armazenamento centralizado, a plataforma garante que as informações estejam protegidas e em conformidade com regulamentações de privacidade ao redor do mundo.

4. Notificações e Colaboração Eficiente: A ECOMPLY vai além, oferecendo notificações por e-mail para eventos críticos e ferramentas sociais para facilitar a colaboração de times. Comentários e discussões podem ser realizados diretamente na plataforma, promovendo uma comunicação eficiente entre os membros da equipe.

5. Relatórios Imprimíveis e Auditorias Simplificadas: Geradores de documentos na ECOMPLY permitem a criação de relatórios imprimíveis, facilitando a prestação de contas à administração e autoridades. As auditorias tornam-se simplificadas, proporcionando uma visão clara das atividades de tratamento, fornecedores, medidas de segurança, e muito mais.

Desvantagens:

1. Limitações na Flexibilidade: Ao contrário das planilhas, a transição para um Software de Gerenciamento de Proteção de Dados (DPMS) pode resultar em uma percepção de menor flexibilidade. Mudanças na estrutura de dados e na movimentação de informações são mais restritas devido às diversas rotinas vinculadas, incluindo permissões, traduções, avaliações e validações.

2. Restrições na Adaptação ao Estilo de Trabalho: Para aqueles familiarizados com a flexibilidade das planilhas, a transição para um DPMS pode representar um desafio. A utilização de um DPMS exige que os usuários adaptem seus estilos de trabalho à arquitetura específica do software. Embora essa adaptação forneça estrutura e facilite a utilização de recursos avançados, pode ser percebida no início como limitante para usuários acostumados a uma maior liberdade de manipulação, como ocorre em planilhas Excel.

Conclusão

Embora o Excel ofereça muitas vantagens, é importante reconhecer que, dependendo das necessidades específicas e do escopo das operações de uma organização, outras soluções, como softwares de gerenciamento de dados especializados, podem ser mais adequadas.

É crucial avaliar cuidadosamente caso a caso, considerando o nível de complexidade das operações, o volume de dados que serão tratados, o tamanho da organização, o segmento, entre outros fatores, para que uma decisão consciente e acurada seja tomada.

Comparar planilhas Excel com um DPMS é como decidir entre uma oficina de artesão e uma fábrica. Planilhas Excel oferecem máxima flexibilidade, mas limitam a colaboração e o contexto. Um DPMS, como a ECOMPLY, proporciona uma solução completa, otimizada para fornecer uma abordagem sistêmica para a gestão de proteção de dados, resultados consistentes e com facilidade operacional.

Além disso, vale ressaltar que a curva de aprendizado na plataforma Ecomply é notavelmente curta em comparação com outras opções de mercado. Isso se deve ao nosso compromisso com a autonomia dos consultores e usuários, refletido no design de funcionalidades altamente intuitivas e constantes melhorias pensadas para facilitar a utilização da plataforma.

Se, mesmo após aprofundar a análise das nuances entre as opções discutidas neste artigo, as dúvidas persistirem sobre qual escolha é a mais adequada para sua organização ou consultoria de proteção de dados, convidamos você a entrar em contato conosco sem demora. Nossa equipe especializada está preparada para oferecer orientações personalizadas que se alinhem precisamente às suas necessidades específicas.