Neste artigo, abordamos a carga de trabalho de um DPO externo ("DPO as a Service") ao longo do tempo do fornecimento de seu serviço. Um ponto importante para se ter em mente é que o DPO externo normalmente não é compensado financeiramente imediatamente após a prestação de cada serviço. Em vez disso, ao adotar um modelo de assinatura, o DPO recebe pagamentos contínuos de múltiplos clientes que, ao final, gerarão lucro. Dessa forma, uma vez que o pagamento e a quantidade de trabalho não estão relacionados, vamos abordar em que momentos a carga de trabalho é realmente alta e em quais outros ela é menor.

Introdução

A carga de trabalho de um DPO externo está longe de ser distribuída de maneira uniforme durante o período da prestação do serviço. Muito pelo contrário. Ao analisar anos de prestação do serviço pelo DPO, verifica-se que a carga de trabalho apresenta picos, onde em um determinado momento ele trabalha mais do que receberá - e baixas, momentos em que ele será capaz de obter o retorno devido por todo o trabalho feito até aquele momento. As informações fornecidas neste artigo são resultado de nossos aprendizados a partir de dezenas de conversas com DPOs oferecendo seus serviços "as a Service" na Europa durante os últimos três anos, desde a implementação da GDPR. 

Verifique também nossos artigos sobre ‘Porque flat rate é o melhor modelo de cobrança para a maioria dos serviços de proteção de dados’ e ‘O que significa consultoria em proteção de dados para a LGPD?”.

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Onboarding

Sem sombra de dúvida, o maior pico de trabalho de um DPO está no início da execução do contrato, com o onboarding do cliente. A razão disso é que normalmente você está iniciando o projeto do zero. Você sabe muito pouco sobre a organização do seu cliente e você precisa acompanhar rapidamente. Por sua vez, por tratar-se de um assunto novo e o fato de o cliente não estar acostumado em lidar com um DPO externo, significa que você precisará investir mais tempo em explicações. Você precisará auditar a organização inteira e provavelmente se deparará com pequenos ou grandes problemas para lidar. 

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Além disso, o cliente está ansioso para ver o resultado do serviço pelo qual ele está pagando. Portanto, está no seu interesse oferecer um resultado inicial rápido a fim de provar para seu cliente que ele tomou a decisão certa em te contratar. Dependendo da complexidade do cliente, as ferramentas que você usa e a abordagem que você toma, esse processo pode levar de diversos dias a semanas de trabalho para você (e para seu cliente).

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Implementação

Uma vez que o entendimento da organização, o processo de auditoria, a análise de lacunas e toda a comunicação inicial é feita, você, DPO, terá mais tempo. Do lado do cliente, funcionários irão retornar às suas atividades regulares e prestar menos atenção em seus próprios serviços. Além disso, todas as recomendações dadas por você após o processo inicial os manterão ocupados. 

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Você possui bastante flexibilidade em quando e como você oferece os serviços combinados. 

Inicialmente, é possível que o cliente tenha muitas perguntas. Mas a experiência mostra que a demanda de perguntas diminui ao longo do tempo, tendo em vista que você estabelece uma relação de confiança com o cliente e ele se cansa um pouco do tópico. 

A menos que o cliente tenha que lidar com um número de pedidos de informação por titulares de dados fora da média, ou enfrente constantes incidentes de privacidade de dados - duas situações que você deve tentar reconhecer desde o início e cobrar separadamente, se for o caso - não existem muitas surpresas durante a prestação do serviço.

Auditorias Regulares

A condução de auditorias regulares é importante para você e para seu cliente. Elas mantêm seu cliente consciente dos desafios de proteção e privacidade de dados, ao mesmo tempo que permite a você supervisionar o progresso das implementações necessárias que você recomendou anteriormente. 

Suas ações são semelhantes às da primeira auditoria. No entanto, como você já possui a organização mapeada e sabe como ela funciona, o tempo despendido nessas auditorias é substancialmente menor. 

O ciclo de auditorias regulares e perguntas de suporte ocasionais continua durante o período do contrato acordado entre você e seu cliente. 

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Retenção

Quando o prazo do contrato de prestação de serviço (normalmente de dois a três anos) se aproximar de seu fim, é importante que você apareça mais vezes no radar de seu cliente (caso você ainda não esteja). Os contratos de DPO “as a Service” muitas vezes têm uma cláusula de prorrogação implícita, o que significa dizer que caso o cliente não cancele o serviço no prazo estipulado, eles serão automaticamente prorrogados pelo prazo definido em contrato. De toda forma, o seu objetivo é que o cliente lhe veja como um benefício, e não um custo. 

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Resumo

A carga de trabalho de um DPO externo não é distribuída de maneira uniforme. Você experimentará picos durante os quais você terá muita coisa para fazer em pouco tempo, e períodos mais tranquilos, oportunidade em que será devidamente recompensado pelo trabalho feito. Devido à demanda de mercado que está sendo criada por lei, todos os seus clientes lhe procurarão ao mesmo tempo. Isto cria uma enorme sobrecarga inicial (pico de carga de trabalho), a qual você deve antecipar e se preparar para lidar de forma eficiente. Adie as atividades que puder para uma data posterior, possibilitando um aumento de sua capacidade em absorver clientes e atividades.

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