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Um projeto de adequação à LGPD, embora essencial, é extremamente complexo e requer um olhar estratégico e multidisciplinar. Ao longo dessa jornada, diversos erros podem vir a ser cometidos, comprometendo o sucesso da adequação e expondo as organizações a riscos legais e financeiros.
Confira os principais pontos destacados e saiba como evitá-los, garantindo que seu projeto não tenha intercorrências indesejadas.
1. Falta de planejamento estratégico
Muitas empresas iniciam o processo de adequação de maneira apressada, sem mapear corretamente os passos necessários e sem definir metas claras. O projeto de adequação não deve ser visto como uma tarefa meramente técnica e sim multidisciplinar.
Sem um planejamento sólido, o projeto pode se tornar desorganizado, com prazos não cumpridos, escopo mal definido e ineficiência no uso de recursos, prejudicando o andamento da adequação.
2. Não envolver todas as áreas da empresa
A conformidade com a LGPD não se restringe ao departamento de TI ou jurídico, pois deve abranger todas as áreas que lidam com dados pessoais, como marketing, vendas, RH, e operações.
A falta de integração entre os departamentos pode resultar em lacunas no processo de adequação, áreas que não implementam as medidas necessárias para a proteção de dados podem comprometer o projeto como um todo.
3. Subestimar a importância do Mapeamento de Dados
O Mapeamento de dados, ou Data Mapping, é uma atividade fundamental no processo de adequação à medida em que permite mapear o ciclo de vida dos dados dentro da organização.
Sem um mapeamento adequado, a empresa não consegue identificar todos os pontos de coleta, armazenamento e compartilhamento de dados, o que pode resultar em vulnerabilidade dos dados e dificultar a implementação de controles adequados e a resposta a solicitações dos titulares de dados.
Confira o passo a passo para um Mapeamento de Dados eficiente.
4. Não treinar e conscientizar colaboradores
Outro erro crítico é não investir no treinamento e conscientização dos colaboradores. Não preparar os funcionários para lidar com dados pessoais de forma correta aumenta o risco de violações e incidentes de segurança.
Sem um treinamento, os funcionários não entenderão a importância da proteção de dados ou como aplicar as regras da LGPD no seu dia a dia. A expansão do Home Office a partir da pandemia, por exemplo, trouxe maior insegurança cibernética, cabendo às organizações instruírem os colaboradores sobre como reforçar a segurança dos dados.
5. Negligenciar a gestão de riscos
Um dos pilares da LGPD é a gestão de riscos, que envolve identificar, avaliar e mitigar os riscos relacionados ao tratamento de dados pessoais. Um erro comum é não realizar uma análise adequada de riscos, ignorando vulnerabilidades em processos e sistemas.
Sem uma gestão de riscos robusta, a empresa pode não detectar pontos desprotegidos, o que pode levar a incidentes de segurança e vazamento de dados. Além disso, a falta de uma avaliação formal de riscos pode impossibilitar a empresa de justificar as medidas adotadas em caso de fiscalização ou auditoria por parte da ANPD.
6. Não priorizar o consentimento dos titulares
O consentimento dos titulares de dados é uma das bases legais para o tratamento de dados, e muitos projetos de adequação falham ao não implementar corretamente um processo de coleta e gestão de consentimentos. Algumas empresas subestimam a importância de obter o consentimento de forma livre, informada e específica.
O tratamento de dados sem o consentimento adequado ou sem uma base legal pode resultar em sanções e ações judiciais, prejudicando a confiança dos consumidores e impactando negativamente a reputação da empresa.
7. Não documentar o processo de adequação
A documentação é uma parte essencial do processo de adequação, pois serve como prova de que a empresa está tomando medidas para garantir a conformidade. Um erro frequente é não documentar todas as etapas do projeto, como políticas, procedimentos, medidas de segurança e mapeamento de dados.
A ausência de documentação pode dificultar a defesa da empresa em caso de auditorias ou solicitações da ANPD, já que ela não terá registros formais para comprovar a implementação das medidas determinadas pela LGPD.
8. Ignorar os direitos dos titulares de dados
A LGPD garante aos titulares acesso, correção, exclusão e portabilidade de seus dados. Um erro comum é não implementar procedimentos eficazes para atender a essas solicitações. Se a empresa não conseguir responder às solicitações dos titulares de dados de forma correta e no prazo exigido, ela poderá ser alvo de reclamações junto à ANPD, ações judiciais ou multas.
9. Tratar a adequação à LGPD como um projeto único
Um erro comum é encarar o projeto de adequação à LGPD como uma iniciativa pontual, acreditando que uma vez concluído, não será mais necessário revisá-lo. No entanto, a conformidade com a LGPD é um processo contínuo e requer monitoramento, atualizações e ajustes regulares.
Empresas que não implementam uma governança contínua de dados podem rapidamente perder a conformidade com a legislação devido a mudanças em seus processos de negócios, atualizações tecnológicas ou alterações na própria LGPD.
Conclusão
O projeto de adequação à LGPD exige uma abordagem estratégica, integrativa e contínua. Evitar os erros comuns mencionados acima é crucial para garantir que a organização esteja em conformidade com a legislação e proteja os dados de seus clientes, colaboradores e parceiros.
A conformidade com a LGPD é uma oportunidade para construir uma cultura de privacidade, segurança e confiança dentro da organização e apesar de ser um processo complexo pode ser simplificado com as ferramentas certas.
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